Từ 01/06/2026: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần cập nhật mã đơn vị hải quan mới để tránh gián đoạn thông quan

Từ ngày 01/06/2026, hệ thống hải quan chính thức áp dụng cập nhật mã đơn vị hải quan theo Công văn 489/CNTT-QLVH của Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan.

Tuy thay đổi mang tính kỹ thuật, nhưng việc sử dụng sai mã có thể khiến doanh nghiệp phát sinh lỗi khai báo, chậm thông quan, kéo dài thời gian xử lý chứng từ và ảnh hưởng lịch giao hàng. Trong giai đoạn vận hành song song mã cũ và mã mới, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần rà soát lại dữ liệu khai báo và quy trình nội bộ để hạn chế rủi ro phát sinh trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Hải quan đồng bộ mã đơn vị mới trên toàn hệ thống từ ngày 01/06/2026

Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan ban hành Công văn 489/CNTT-QLVH về việc cập nhật thay đổi mã đơn vị hải quan theo kế hoạch đồng bộ hệ thống quản lý trên toàn quốc.

Theo nội dung công văn, các thay đổi chính gồm:

Điều chỉnh mã đối với các Đội Hải quan được sáp nhập hoặc chuyển sang Chi cục Hải quan khu vực khác
Gộp nhiều mã đơn vị về một mã thống nhất
Áp dụng mã mới cho các tờ khai đăng ký từ ngày 01/06/2026

Một số thay đổi đáng chú ý:

Chi cục Hải quan Yên Bái chuyển từ mã 01BT sang 13BT
Chi cục Hải quan KCX Linh Trung trước đây sử dụng hai mã 02F1 và 02F2 sẽ được gộp về một mã duy nhất là 02F1

Thay đổi nhỏ trên hệ thống nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành xuất nhập khẩu

Mã đơn vị hải quan là dữ liệu được sử dụng xuyên suốt trong quá trình khai báo và xử lý tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS. Sai lệch ở bước khai báo ban đầu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình xử lý hồ sơ.

Các nghiệp vụ sử dụng mã đơn vị hải quan gồm:

Đăng ký tờ khai
Phân luồng
Khai sửa đổi bổ sung
Xử lý hồ sơ tồn
Nộp thuế
Thanh khoản
Theo dõi trạng thái thông quan

Nếu doanh nghiệp khai sai mã đơn vị hải quan, hệ thống có thể:

Chuyển hồ sơ sang sai đơn vị xử lý
Phát sinh yêu cầu sửa đổi nghiệp vụ
Kéo dài thời gian thông quan
Ảnh hưởng thời gian lấy hàng và giao hàng
Phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi hoặc điều chỉnh lịch vận chuyển

Đối với doanh nghiệp có sản lượng khai báo lớn, vận hành nhiều nhà máy hoặc thông quan tại nhiều cửa khẩu, rủi ro sai sót sẽ cao hơn trong giai đoạn chuyển đổi.

Rủi ro lớn nhất nằm ở việc tồn tại song song mã cũ và mã mới

Theo Công văn 489, hệ thống vẫn tiếp tục duy trì mã hải quan cũ song song với mã mới để phục vụ xử lý các tờ khai tồn, hồ sơ kéo dài hoặc chưa hoàn tất thanh khoản.

Tuy nhiên, cơ quan hải quan cũng lưu ý: Hệ thống VNACCS/VCIS không tự phân biệt trường hợp khai mới hay khai sửa đổi bổ sung trên bộ mã cũ.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vẫn có thể vô tình mở tờ khai mới bằng mã cũ nếu dữ liệu trên phần mềm chưa được cập nhật đầy đủ.

Trong thực tế vận hành, đây là nhóm lỗi dễ phát sinh trong giai đoạn chuyển đổi hệ thống vì nhiều doanh nghiệp đang sử dụng:

Dữ liệu mẫu khai báo cũ
Danh mục mã lưu sẵn trên phần mềm
Hệ thống kết nối tự động giữa khai báo hải quan và erp
Quy trình khai báo áp dụng cho nhiều chi nhánh hoặc nhiều đơn vị vận hành

Nếu không kiểm tra đồng bộ dữ liệu trước ngày áp dụng, doanh nghiệp có thể phải xử lý sửa đổi nghiệp vụ ngay khi hàng đang cần thông quan gấp hoặc sát lịch tàu.

Đồng bộ dữ liệu khai báo hải quan: Việc cần làm ngay trước 01/06

Để hạn chế rủi ro gián đoạn thông quan, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra toàn bộ dữ liệu và quy trình liên quan đến khai báo hải quan.

Cập nhật danh mục mã trên phần mềm khai báo

Rà soát danh sách mã hải quan đang lưu trên hệ thống ECUS/VNACCS
Kiểm tra các trường tự động điền mã trong mẫu tờ khai
Loại bỏ các mã cũ không còn hiệu lực đối với khai báo mới

Kiểm tra dữ liệu trên hệ thống nội bộ

Cập nhật danh mục mã trong ERP, WMS hoặc hệ thống quản lý vận hành
Rà soát các luồng dữ liệu kết nối tự động với hệ thống khai báo hải quan
Điều chỉnh quy trình xử lý chứng từ liên quan

Theo dõi các tờ khai đang xử lý

Phân loại các hồ sơ đang sử dụng mã cũ và mã mới
Kiểm tra các lô hàng cần sửa đổi bổ sung hoặc chưa hoàn tất thanh khoản
Chuẩn bị phương án xử lý nhanh nếu phát sinh sai lệch dữ liệu

Đồng bộ với đơn vị logistics và đại lý hải quan

Xác nhận lại quy trình khai báo với đối tác vận chuyển và đại lý hải quan
Kiểm tra việc cập nhật dữ liệu trên hệ thống kết nối điện tử
Thống nhất đầu mối xử lý khi phát sinh lỗi khai báo trong giai đoạn chuyển đổi

Giai đoạn chuyển đổi đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn

Việc chuẩn hóa mã đơn vị hải quan là một phần trong quá trình đồng bộ hệ thống quản lý và tái cấu trúc mô hình Chi cục Hải quan khu vực. Tuy nhiên, trong ngắn hạn, việc vận hành song song hai bộ mã sẽ làm tăng nguy cơ sai sót nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời dữ liệu khai báo và quy trình xử lý nội bộ.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đây không chỉ là thay đổi hành chính mà là vấn đề liên quan trực tiếp đến:

Tiến độ thông quan
Tính liên tục của chuỗi cung ứng
Khả năng kiểm soát chứng từ
Chi phí phát sinh trong vận hành

Trong các giai đoạn thay đổi hệ thống, việc rà soát dữ liệu khai báo, kiểm tra chéo thông tin trước khi truyền tờ khai và phối hợp chặt với đơn vị logistics sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể nguy cơ phát sinh lỗi nghiệp vụ.

Doanh nghiệp có lượng tờ khai lớn hoặc vận hành đa điểm thông quan nên hoàn tất việc cập nhật dữ liệu trước ngày 01/06/2026 để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận và lịch xuất hàng.

Liên hệ Vantage Logistics nhận tư vấn phương án vận chuyển và báo giá phù hợp.

Vui lòng cung cấp thông tin: loại hàng, thị trường, điểm đi/đến và thời gian dự kiến.

Vantage Logistics Corp – South East Asia (S.E.A) Logistics Provider One-Stop Shop For Integrated Logistics Services
Trụ sở chính	Việt Nam – P. 06.01, Block A, Rivergate Residence, 151-155 Bến Vân Đồn, Phường Khánh Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mạng lưới khu vực Đông Nam Á	Thái Lan, Lào, Campuchia, Malaysia, Indonesia, Singapore
Liên hệ nhanh:
Email	in@***om.vn
Điện thoại	+84-28 382 67312
Hotline	+84-909-026-261
Website	https://vantage-logistics.com